Oferta

Przepisy kancelaryjno - archiwalne

Kompleksowe opracowanie lub aktualizacja obecnie obowiązujących wewnętrznych procedur kancelaryjno – archiwalnych regulujących prawidłowe funkcjonowanie systemu zarządzania dokumentacją. W celu zapewnienia należytego obiegu dokumentacji i poprawnego klasyfikowania dokumentów przekazywanych do archiwum zakładowego/składnicy akt, przygotujemy normatywy kancelaryjno – archiwalne w następującej postaci:

  1. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
  2. Instrukcja kancelaryjna
  3. Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt

Opracowanie / aktualizacja ww. normatywów obejmuje:
  • zapoznanie się ze specyfiką wytworzonych i zgromadzonych w Państwa jednostce dokumentów
  • zapoznanie się z bieżącą dokumentacją oraz przeprowadzenie rozmów z pracownikami na temat wytwarzanych dokumentów
  • zapoznanie się z dotychczas obowiązującymi wewnętrznymi przepisami kancelaryjno – archiwalnymi, jeżeli takie istnieją
  • ustalenie obiegu dokumentacji obowiązującego w Państwa jednostce
  • przygotowanie projektu normatywów oraz ich weryfikacja
  • naniesienie ewentualnych zmian sugerowanych przez pracowników Państwa jednostki
  • monitorowanie procesu i pomoc w kontaktach z Archiwum Państwowym
  • Porządkowanie materiałów archiwalnych
    i dokumentów niearchiwalnych​

    Głównym celem archiwizacji dokumentacji jest jej prawidłowe sklasyfikowanie i zabezpieczenie oraz uporządkowanie w sposób umożliwiający jej identyfikację. Dokumentacja zostaje porządkowana w oparciu o Państwa wewnętrzne i powszechnie obowiązujące przepisy w zakresie archiwizacji materiałów archiwalnych i dokumentów niearchiwalnych. Przy porządkowaniu dokumentów zapewniamy wszelkie niezbędne materiały archiwizacyjne spełniające wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dn. 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w postaci teczek, pudeł, etykiet samoprzylepnych, klipsów archiwizacyjnych.

    Porządkowanie materiałów archiwalnych obejmuje:
  • jeśli dokumenty nie są sklasyfikowane, wydzielenie z całości dokumentacji materiałów archiwalnych
  • oczyszczenie dokumentów z wszelkich metalowych części oraz paginowanie w obrębie teczki
  • sporządzenie spisu spraw w obrębie jednostki archiwalnej
  • przełożenie materiałów archiwalnych do teczek bezkwasowych spełniających wymogi rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
  • opisanie teczek w sposób umożliwiający łatwą identyfikację
  • w przypadku dokumentów przyjmowanych na stan archiwum zakładowego przygotowanie spisów zdawczo – odbiorczych w formie papierowej i elektronicznej oraz nadanie sygnatury archiwalnej
  • Porządkowanie dokumentów niearchiwalnych obejmuje:
  • jeśli dokumenty nie są sklasyfikowane, wydzielenie z całości dokumentacji dokumentów niearchiwalnych, przy jednoczesnym podzieleniu ich na odpowiednie kategorie archiwalne w oparciu o przepisy
  • sporządzenie spisu spraw w obrębie jednostki archiwalnej
  • przełożenie dokumentów do teczek
  • opisanie teczek w sposób umożliwiający łatwą identyfikację
  • w przypadku dokumentów przyjmowanych na stan archiwum zakładowego przygotowanie spisów zdawczo – odbiorczych w formie papierowej i elektronicznej oraz nadanie sygnatury archiwalnej
  • Porządkowanie składu chronologicznego

    Skład chronologiczny to uporządkowany zbiór w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD). W większości jednostek administracji publicznej system Elektronicznego Zarządzania Dokumentami jest stosowany od kilku lat, co przekłada się na potrzebę archiwizacji. Jako jedna z pierwszych firm archiwizacyjnych wykonywaliśmy porządkowanie składu chronologicznego, dlatego też usługa ta została na stałe wprowadzona do oferty.

    Porządkowanie składu chronologicznego obejmuje:
  • weryfikacja układu chronologicznego w każdym typie składu; w przypadku stwierdzenia, że układ jest nieprawidłowy nadanie przesyłkom prawidłowej kolejności;
  • sczytanie czytnikiem kodów wszystkich przesyłek w poszczególnych typach składów
  • usunięcie metalowych spinaczy i klipsów i zastąpienie ich metalowymi zszywkami,
  • jeśli jest konieczność – uzupełnienie spisów dokumentacji o dokumenty zwracane na bieżąco do każdego ze składów oraz ułożenie tych dokumentów w odpowiednim zbiorze i pudle;
  • przełożenie sczytanej do systemu dokumentacji w pudła archiwizacyjne bezkwasowe i odpowiednie opisanie ich.
  • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

    Wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, a dokumenty utraciły dla Państwa jednostki wartość dowodową i merytoryczną. Brakowanie przeprowadzane jest głównie na podstawie poniższych aktów normatywnych z uwzględnieniem odrębnych przepisów, indywidualnych dla danej instytucji:

    1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr z 2016 r. poz. 1506)
    2. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743)
    Wydzielenie dokumentów, których okres przechowywania upłynął obejmuje:
  • weryfikacje poprawności kategoryzacji dokumentów kwalifikujących się do brakowania
  • jeśli sporządzenie wniosku do właściwego Archiwum Państwowego
  • sporządzenie wniosku do właściwego Archiwum Państwowego
  • sporządzenie spisu na brakowanie
  • monitorowanie procesu i pomoc w kontaktach z Archiwum Państwowym
  • Odbiór i niszczenie dokumentów niearchiwalnych

    Odbiór i profesjonalne niszczenie dokumentów niearchiwalnych zgromadzonych w formie papierowej lub na nośnikach elektronicznych. Wszystkie dokumenty odbierane są od Państwa przez odpowiednio wykwalifikowane i doświadczone w tym zakresie osoby, a niszczenie ich odbywa się w warunkach stanowiących obowiązujące standardy, uniemożliwiając pozyskanie z nich jakichkolwiek informacji. Nasze usługi gwarantują pełne bezpieczeństwo powierzanych nam danych. Dokumenty zniszczone zostaną w czwartym stopniu tajności według obowiązującej normy DIN 66399 na przemysłowych niszczarkach niemieckiej firmy HSM, a powstałe w wyniku niszczenia ścinki zostaną zbelowane. Urządzenia spełniają wysokie wymagania ochrony wrażliwych danych, które nie są przeznaczone do wglądu dla osób nieupoważnionych. Ochrona danych osobowych przy usłudze niszczenia wszelkiego rodzaju dokumentów bezwzględnie stanowi dla nas priorytet. W trosce o ekologię i jakość otaczającego nas środowiska, sprasowane dokumenty poddawane są recyklingowi w firmie zajmującej się produkcją artykułów higienicznych.

    Odbiór i niszczenie dokumentów niearchiwalnych obejmuje:
  • Umówienie (telefonicznie lub mail’owo) dogodnego dla stron terminu odbioru dokumentów.
  • Dokonanie przez pracowników pomiaru odbieranych dokumentów
  • Sporządzenie protokołu odbioru dokumentów potwierdzającego ilość dokumentów przekazanych do zniszczenia
  • Załadunek dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia
  • Bezpośredni, bezpieczny i szybki transport do niszczarni
  • Zniszczenie dokumentów z zachowaniem zasad bezpieczeństwa
  • Wystawienie i przesłanie pocztą protokołu potwierdzającego zniszczenie odebranych dokumentów
  • Szkolenie pn. „Zarządzanie dokumentacją”

    Oferujemy przeprowadzenie wewnętrznego szkolenia podczas którego Uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z aktami i dokumentami w firmie według aktualnych przepisów prawnych. Prelegenci omówią wszystkie najważniejsze pojęcia i podstawy obiegu dokumentacji w firmie, a także pokażą na konkretnych dokumentach jak w praktyce stosować wiedze teoretyczną.

    Przykładowy program szkolenia: I. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją
  • ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
  • rozporządzenia wykonawcze, w tym m.in. Ministra Kultury w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
  • Instrukcja kancelaryjna
  • Rzeczowy Wykaz Akt
  • Instrukcja Archiwalna
  • II. Rodzaje i postać dokumentacji
    Definicje podstawowych pojęć: m.in. dokument, aktotwórca, brakowanie, znak sprawy, dekretacja, kategoria archiwalna i inne

    III. Obieg korespondencji – system kancelaryjny
  • Rejestrowanie przesyłek
  • zakładanie teczek, prowadzenie spraw w kolejnych latach
  • Podział dokumentacji a znakowanie spraw
  • Znak sprawy
  • Grupowanie spraw
  • Znak teczki
  • Opis teczki aktowej
  • IV. Organizacja i zakres działania składnicy akt/archiwum zakładowego
  • Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt/archiwum zakładowego
  • Obowiązki pracownika jednostki
  • Uporządkowanie dokumentacji papierowej
  • Ewidencja składnicy akt/archiwum zakładowego
  • Porządkowanie dokumentacji w składnicy akt/archiwum zakładowym
  • Wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt/archiwum zakładowego
  • Brakowanie dokumentacji
  • Udostępnianie
  • Lokalizacja i wyposażenie składnicy akt /archiwum zakładowego
  • Relokacja składnicy akt/archiwum zakładowego

    Transport dokumentów archiwalnych jest procesem pracochłonnym i wymagającym zachowania odpowiednich procedur bezpieczeństwa. Najistotniejsze jest, aby wszystkie dokumenty zostały przygotowane i zabezpieczone, w taki sposób aby podczas transportu nie uległy uszkodzeniu lub nie utraciły pierwotnej struktury opracowania i ułożenia. Za każdy transport dokumentów  bierzemy pełną odpowiedzialność, dlatego dokładamy wszelkich starań aby usługa wykonana została zgodnie z normami bezpieczeństwa.

    Usługa relokacji archiwum zakładowego / składnicy akt obejmuje:
  • Zapakowanie dokumentów do pojemników według wytycznych klienta,
  • Załadowanie dokumentów na samochód
  • Transport dokumentów do wyznaczonego miejsca (zapewniamy możliwość nadzoru transportu przez przedstawiciela klienta)
  • Rozładowanie samochodu
  • Wypakowanie dokumentów z pojemników oraz ustawienie poszczególnych jednostek aktowych na regałach według wytycznych klienta
  • Projektowanie i organizacja przestrzeni archiwum

    Stawiamy na optymalizację miejsca, szczególnie w archiwach o małej powierzchni. Proponujemy najlepsze rozwiązania w zakresie organizowania przestrzeni w pomieszczeniu przeznaczonym na archiwum zakładowe czy składnicę akt. Naszym klientom doradzamy jakie wyposażenie kupić i w jaki sposób umieścić regały, aby pomieszczenie było funkcjonalne, dbając o to, aby jednocześnie spełniało wszystkie warunki lokalowe określone w przepisach.

    Call Now Button